Polemiikki

Päätöksenteko - Valmistelun taidetta

Polemiikki 0108

Valmistelu on kunnallisen päätöksenteon kriittisin vaihe. Tutkija Harri Jalonen lisäisi valmisteluun lisää luovuutta, läpinäkyvyyttä ja luottoa.

Vanhan vitsin mukaan luottamusmiehen tärkein tehtävä on luottaa. Suurelta osin asia lienee juuri näin. Harri Jalosen kuntien päätöksentekoa käsittelevässä tutkimuksessa nousi esimerkkejä, että välit voivat välillä olla hyvinkin tulehtuneita. Kuinka paljon valmistelijoihin tuolloin luotetaan? 

– Pääsääntöisesti virkamiesten valmistelun vilpittömyyteen ja tietojen oikeellisuuteen luotetaan. Tietysti poikkeuksia aina on. Jos epäluottamuksen tunne syystä tai toisesta syntyy, kierrettä on vaikea katkaista. Luottamus saattaa mennä tahattomastakin kömmähdyksestä. Ja kun se menee, sen takaisin saamiseen joutuu tekemään töitä.

Tutkija puhuu näkymättömästä dynamiikasta, jonka yhtenä keskeisimpänä ominaisuutena hän pitää juuri luottamusta.

– Luottamus kantaa silloin, kun tieto loppuu. Se poistaa epävarmuutta. Luottamus rakentuu kaiketi vastavuoroisista teoista. 

Kuntalaiset päätöksentekoon

Harri JalonenFilosofian tohtori Harri Jalonen selvitti kompleksisuusteorian avulla kunnallisen päätöksenteon valmistelutyön luovuutta ja tehokkuutta.

Valmistelutyön luovuutta rajoittavia tekijöitä on tutkija Jalosen mukaan useita. Monet asiat, joihin kunnallishallinnossa otetaan kantaa, ovat toisaalta valtaosin sellaisia, että kunta ei itse niihin pysty vaikuttamaan. Asiat vain nousevat päätöksenteon kohteiksi. Sitten niihin on otettava jokin viisas kanta ja pyrittävä ratkaisemaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Miten luovuutta pystyttäisiin kunnissa valmistelussa viljelemään? Jalonen kertoo ajatuksestaan keskinäisriippuvuuden lisäämisestä. Riesana on myös siilomainen ajattelu.

– Kunnissa ajatellaan liikaa oman hallintokunnan näkövinkkelistä. Näin selkeää kokonaiskuvaa ei muodostu. Kytkökset pitäisi ymmärtää paremmin.

– Yhteistyö yli hallintokuntien rajojen voisi olla yksi keino, jos luovuudella ja innovatiivisuudella ymmärretään sitä, että asioita tehdään hieman eri tavalla. Tämä lisäisi monimuotoisuutta. Olisi rakennettava vaikkapa johtoryhmän työskentelykulttuuri, jossa kukaan ei yksin voisi päättää mitään, vaan asioita pitäisi katsoa toistenkin silmillä.

Jalosen mielestä päätöksenteko- ja valmisteluprosesseihin pitäisi kytkeä enemmän erilaisia ihmisiä myös perinteisen valmistelusysteemin ulkopuolelta – siis kuntalaisia. Nyt se on liian satunnaista. Puuhastellaan erilaisten osallistumishankkeiden parissa tai ei tehdä mitään sen eteen, että ihmiset osallistuisivat muutoinkin kuin vain kerran neljässä vuodessa.

– Tämä voi johtua monistakin historiallisista syistä. Jos on karvaita kokemuksia menneisyydestä, virkamies tai luottamushenkilö voi käydä varovaiseksi. Tämä on varmasti myös resurssi- ja aikakysymys.

Ilkeät ongelmat

Jalonen puhuu tutkimuksessaan niin sanotuista ilkeistä ongelmista. Toiset tutkijat nimittävät niitä myös pirullisiksi ongelmiksi. Niillä tarkoitetaan sitä, että asialistalla on kysymyksiä, joihin ei ole olemassa yhtä ja ainoaa oikeaa ratkaisua – se riippuu siitä millä tavalla ihminen ylipäätään maailmaa katsoo.

– Tällaisten kysymysten äärellä olisi hyvä tunnustaa, että valmistelu on tahdonmuodostusprosessi, joka edellyttää joskus myös intuitiota – siis muuta kuin faktatiedon ja numeroiden keräämistä.

Jalonen tosin myöntää, että parkkiintunut virkamies voi tarjota vinon hymyn, jos hänelle esittää valmistelutyöhön lisää intuitiivista otetta.

– Tämä on ymmärrettävää. Se saattaa avata vaivattoman tien erilaisille valitusprosesseille. On helppo torpedoida tai hidastaa valmistelua, jossa ei ole kovin selkeitä faktoja. Se voi johtaa jopa kierteeseen, että joutuu naurunalaiseksi.

Lisää läpinäkyvyyttä

Valmistelun yksi selkeä ongelma on läpinäkyvyyden puute. Jos valmisteluun ei pääse mukaan kuin tietyt tahot, se voi olla mahdottoman tehokasta. Asiat saadaan nopeasti päätösesityksen muotoon ja päätettyä. Vaarana kuitenkin on, että ei nähdä kaikkia mahdollisia niihin vaikuttavia tekijöitä ja uusia ratkaisuja.

Jalosen mukaan päätöksenteon valmistelussa ristiriidat tulisi nähdä pikemmin mahdollisuuksina.

– Me ajattelemme eri tavalla ja meillä on erilaisia intressejä. Niiden piilottaminen ja väheksyminen voi lyhyellä aikajänteellä tuottaa tulosta, mutta pidemmällä aikavälillä ne pulpahtavat väkisin esiin. Ristiriidat tulisikin nähdä herätteinä ja ärsykkeinä, jotka pakottavat tarkastelemaan asiaa useasta eri näkökulmasta.

Tämähän kuulostaa aivan parisuhdeterapialta.

– Vaikka tähän uskonkin, en väitä toteuttavani sitä täysin perhe-elämässä. Mielellään on itse oikeassa, hän naurahtaa.

Strateginen ajattelu puuttuu

Pekka SauriHelsingin apulaiskaupunginjohtaja Pekka Sauri sanoo, että yhdessä hyväksytty strategia vähentäisi puheita päätösten valmistelijoiden vallasta.

Helsingin apulaiskaupunginjohtaja Pekka Sauri tietää, mikä on kuntien päätöksenteon ja valmistelun suurin yksittäinen ongelma: se, että strategiaa ei käytetä johtamisen välineenä.

– Nyt virta on alhaalta ylöspäin. Hallintokunnat, joihin asiantuntemus kultakin toimialalta keskittyy, muotoilevat itse omat strategiansa. Tästä seuraa se, että kaikki lähtevät oman organisaationsa viitekehyksestä liikkeelle. Yleinen näkemys on, että kaupungin yhteinen strategia on jos ei suorastaan haitallinen niin toissijainen tai epäoleellinen.

Helsingissä on yhteisstrategioita. Ne löytyvät budjettikirjan alkupäästä ja niistä päätetään budjettikäsittelyn yhteydessä. Saurin mukaan niistä ei normaalisti käytetä yhtään puheenvuoroa.

Strategian toteuttaminen koetaan ikään kuin ylimääräiseksi työksi. Aiheesta vinoillaan usein, että yhteisstrategiat eivät ole vielä juuri päässeet häiritsemään toimintaa. Asia pitäisi kääntää aivan toisin päin, hän sanoo.

– Kun strategiakeskustelu on kerran käyty arvoineen päivineen, sitä ei jokaisen päätöksen yhteydessä tarvitse käydä uudestaan. Selkeä kokonaisstrategia yksinkertaistaa huomattavasti päätöksentekoa ja jäsentää sen kertaheitolla.

Kaikella tällä olisi Saurin mielestä suora vaikutus myös valmisteluun. Valmistelijat valmistelisivat esitykset strategian mukaan.

– Jos strategia ja siitä johdetut tavoitteet olisivat selkeästi valtuustossa hyväksytty erillisen keskustelun ja päätöksenteon pohjalta ennen budjettikäsittelyä, loppuisivat puheet valmistelijan vallasta. Se muuttuisi valtuuston päättämän strategian vallaksi, jota valmistelija ainoastaan soveltaa.

Teksti Pertti Suvanto

Artikkelit